Adjoint administratif/adjointe administrative

Dans le cadre d’un congé de maternité, nous sommes à la recherche d’un·e professionnel·le d’expérience afin de soutenir les processus administratifs et comptables de notre jeune organisation en plein développement. Cet emploi est pour vous si vous avez une solide expérience en administration ou en comptabilité, que vous avez le souci du détail et que souhaitez vous engager dans une organisation qui porte des valeurs sociales et écologiques.

En tant qu’adjoint·e administratif·ve chez Projet collectif, vous assurerez la réalisation et le suivi des tâches administratives et comptables courantes liées au fonctionnement interne de l’organisme. Vous apporterez également un appui essentiel aux démarches collectives hébergées au sein de la Maison des démarches, en soutenant leurs besoins administratifs quotidiens. Vous jouerez ainsi un rôle clé dans le bon déroulement des activités administratives tant pour Projet collectif que pour les initiatives accompagnées.

Nous recherchons une personne ayant des compétences en comptabilité (ex. : traitement des comptes payables et recevables, conciliations bancaires, suivi budgétaire, préparation de pièces justificatives, etc.), qui pourrait, à moyen terme, jouer un rôle accru dans la gestion comptable courante. 

Mandat et fonctions

• Recevoir les factures et payer les fournisseurs
• Traiter et payer les comptes de dépenses
• Rassembler les pièces justificatives nécessaires à la comptabilité
• Facturer les client·es et partenaires
• Vérifier la paie
• Mettre à jour les fichiers de suivi budgétaire
• Fournir un support lors des clôtures comptables mensuelles et de fin d’année
• Intégrer les nouvelles personnes employées au régime d’assurances collectives
• Maintenir à jour le guide de procédures administratives
• Programmer des rencontres
• Assurer un soutien lors de la planification d’événements
• Effectuer toute autre tâche de soutien aux activités de l’organisation
• Participer à la vie organisationnelle

Selon l’évolution du poste et les intérêts de la personne embauchée, certaines responsabilités comptables plus techniques (conciliation bancaire, suivi des comptes, etc.) pourraient être progressivement intégrées.

Qualifications requises ou expérience équivalente

• Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif ou comptable
• Aisance communicationnelle autant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtrise du français parlé et écrit
• Capacité de structuration de l’information et de gestion de plusieurs dossiers en parallèle
• Aisance avec les outils numériques collaboratifs

Nous invitons les personnes intéressées, mais n’ayant pas toutes ces qualifications à néanmoins poser leur candidature.

Profil recherché

• Maturité émotionnelle et bonne écoute
• Sens de l’éthique
• Autonomie, débrouillardise et leadership
• Polyvalence et créativité
• Capacité d’organisation, de priorisation et de planification
• Capacité à faire face aux imprévus et à faire preuve de souplesse
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler à distance

Conditions de travail

Culture : Une attention particulière est accordée au climat de travail, à la collaboration entre collègues et à la dynamique d’équipe. L’organisation s’appuie sur des principes de gestion participative, d’inclusion, de co-apprentissage et de soutien mutuel.

Bureau : L’organisation ne possède pas de bureaux; tous les employé·es travaillent à distance. Des rencontres d’équipe en personnes sont organisées plusieurs fois par an.

Outils : Un ordinateur ou une compensation pour l’usage de votre ordinateur est fourni, ainsi qu’un budget afin que chaque employé·e soit bien installé·e à la maison. Les dépenses liées à la réalisation du travail (déplacements, etc.) sont remboursées.

Vacances et congés : 

• Un équivalent de 3 semaines de vacances par année
• 2 semaines de congés payés de fin d’année
• 1 semaine de congés personnels
• 9 jours de congés fériés payés par année
• Un congé triennal, soit un congé payé pendant tout l’été (de la St-Jean à la fête du travail), après chaque période de 3 ans d’ancienneté

Assurances collectives : Régime à cotisation 50-50 employeur-employé·e, avec couverture complète (santé, dentaire et vue).

Échelle salariale à l’embauche : Entre 31,49 $ et 35,43 $ de l’heure, selon notre échelle salariale.